Wozu brauche ich das?

In fast jedem Betrieb arbeiten Leute im Büro inzwischen mit KI: Angebote umformulieren, Reklamationen beantworten, Copilot in Word und Outlook, sich eine Auswertung erklären lassen. Das ist gut so. Aber es hat eine Bedingung.

Nicht sicher, ob und wie das für Ihren Betrieb zutrifft? Fünf kurze Fragen →

Artikel 4 der EU-KI-Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025 – für Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, also für jeden Betrieb, der KI-Werkzeuge einsetzt, nicht nur für Software-Hersteller. Er sagt: Wer KI im Betrieb einsetzt, muss angemessene Maßnahmen treffen, um die KI-Kompetenz seiner Leute zu fördern. Seit der Überarbeitung im Juli 2026 ist die Vorschrift bewusst weich (aus „sicherstellen“ wurde „fördern“): kein vorgeschriebenes Niveau, kein Zertifikat, kein fester Bußgeldkatalog für fehlende Nachweise (Artikel 4 im Einzelnen · was die KI-Verordnung für Betriebe sonst regelt). Was sich dadurch nicht geändert hat: der Datenschutz, die Sorgfaltspflicht der Geschäftsführung und die Haftung, wenn etwas schiefgeht. Und eine Frage, die irgendwann kommt:

„Wie haben Sie sichergestellt, dass Ihre Leute das können?“

Diese Frage kann von der Versicherung nach einem Datenschutzvorfall kommen, vom Kunden im Lieferantenfragebogen, vom Auditor bei der ISO-Zertifizierung, vom Datenschutzbeauftragten, von einer Aufsichtsstelle oder vom Anwalt, wenn ein Mitarbeiter Kundendaten in ChatGPT eingegeben hat. Wer dann nichts in der Hand hat, hat ein Problem. Wer nachvollziehbare Nachweise vorlegen kann, ist wesentlich besser vorbereitet.

AI4Cert dokumentiert einen wichtigen Baustein der betrieblichen KI-Kompetenz. Ein Nachweis pro Mitarbeiter, der belegt: Am Tag X hat diese Person gezeigt, dass sie die Regeln kennt (keine vertraulichen Daten eingeben, Ergebnisse prüfen, die Verantwortung bleibt beim Menschen) und dass sie die KI für ihre Aufgaben sinnvoll bedienen kann. Dazu ein Sammelnachweis für den Betrieb. Zwölf Monate gültig, dann wird erneuert. Keine Schulung, kein Berater, kein Termin – eine Online-Prüfung von rund 30 Minuten pro Person, in zwei Teilen: Teil A (Grundwissen, am Stück) und Teil B (drei Aufgaben mit der KI, auch an verschiedenen Tagen). Die Uhr lässt mehr Zeit: in Teil A höchstens 25 Minuten, in Teil B je Aufgabe höchstens 20 Minuten.

Wen betrifft es? Die Leute, die KI tatsächlich nutzen: Büro, Vertrieb, Arbeitsvorbereitung, Kalkulation, Geschäftsführung. Die Verordnung nennt ausdrücklich auch Auftragnehmer und Dienstleister, die im Auftrag des Betriebs damit arbeiten. Wer mit KI nicht arbeitet, bleibt außen vor – in vielen Betrieben ist der betroffene Kreis deutlich kleiner als die ganze Belegschaft.

Was in eine KI-Kompetenz-Schulung gehört und wie Sie belegen, dass sie angekommen ist →

Wie funktioniert es?

Für den Betrieb

1. Sie melden Ihren Betrieb an: Firmenname, Ihr Name, Ihre E-Mail. Sie bestätigen die E-Mail und sind drin.
2. Sie tragen Ihre Mitarbeiter ein: Name, E-Mail und welche Art von Arbeit sie machen (Büro, Vertrieb, Führung, Fachkraft, Werkstatt). Danach richten sich die Praxisaufgaben. Bei größeren Listen übernehmen wir den Import für Sie – schicken Sie uns die Liste, wir legen sie an.
3. Jeder Mitarbeiter bekommt eine E-Mail mit seinem Link. Sie sehen in einer Liste, wer die Prüfung noch nicht gemacht hat, wer bestanden hat, wer nicht.
4. Am Ende laden Sie den Sammelnachweis herunter: ein PDF mit allen bestandenen Mitarbeitern, Datum und Gültigkeit. Das kommt in den Ordner. Dazu ein Siegel für Website oder E-Mail-Signatur, wenn Sie möchten.
5. Zwei Monate vor Ablauf erinnert Sie eine E-Mail: „Nachweise laufen ab.“ Ihre Leute machen die Prüfung erneut, abgerechnet wird wie beim ersten Mal.

Handbuch für Betriebe (PDF) – vom Anmelden bis zum Siegel, vier Seiten.

Für den Mitarbeiter

1. Sie bekommen eine E-Mail: Ihr Betrieb hat Sie für den KI-Kompetenznachweis angemeldet. Sie klicken den Link und legen ein Passwort fest.
2. Sie sehen vorab, was geprüft wird, wie lange es dauert und was bei Nichtbestehen passiert. Es gibt keinen Lernstoff: Wer im Alltag mit KI arbeitet und die Grundregeln kennt, besteht.
3. Teil A – Grundwissen: 20 Fragen zum Ankreuzen. Datenschutz, was man einer KI nie gibt, Ergebnisse prüfen, Verantwortung. Drei Fragen sind Pflichtfragen; wer die falsch hat, fällt durch, egal wie der Rest ist.
4. Teil B – Praxis: drei Aufgaben aus Ihrer Arbeit. Zum Beispiel: „Ein Kunde beschwert sich über einen Kratzer, formulieren Sie mit der KI eine Antwort.“ Sie schreiben Ihre Anweisung an die KI, sehen die Antwort und beurteilen oder verbessern sie. Eine der drei Aufgaben enthält vertrauliche Daten; wer sie in die KI eingibt, fällt durch. Fragen und Praxisaufgaben werden vierteljährlich auf neue KI-Entwicklungen geprüft und bei Bedarf angepasst – die jährliche Wiederholung zeigt damit, ob das Wissen noch auf Stand ist.
5. Das Ergebnis kommt sofort: bestanden oder nicht, mit Punkten je Teil. Bei Bestehen erhalten Sie Ihren Nachweis als PDF mit Prüfnummer. Bei Nichtbestehen sehen Sie, was gefehlt hat, und haben nach 24 Stunden einen zweiten Versuch, ohne Aufpreis. Wer die Bewertung für falsch hält, klickt „Einspruch“; dann sieht ein Mensch drauf.

Handbuch für Mitarbeiter (PDF) – von der Einladung bis zum Nachweis, drei Seiten.

Für Trainer, Berater, Verbände und Innungen

Sie schulen oder beraten Betriebe zu KI und wollen ihnen am Ende etwas Belastbares mitgeben? Oder Ihre Mitglieder fragen, was sie wegen der KI-Verordnung tun müssen? Dafür gibt es zwei Wege. Sie empfehlen AI4Cert und werden am Umsatz der Betriebe beteiligt, die über Sie kommen. Oder Sie rechnen die Prüfung zum Partnerpreis in Ihr eigenes Angebot ein, etwa in die Kursgebühr.

In beiden Fällen meldet sich der Betrieb selbst an, und alles Weitere läuft wie oben beschrieben – so funktioniert das Partnerprogramm.

Für Trainer, Berater und Verbände (PDF)

Was AI4Cert nicht ist

Keine Schulung und kein Kurs – nur die Prüfung mit Nachweis. Keine staatliche oder akkreditierte Zertifizierungsstelle; ein solches Zertifikat schreibt das Gesetz auch nicht vor. Der Nachweis belegt, dass eine Person zu einem Zeitpunkt Grundwissen und praktische Fähigkeiten im Umgang mit KI gezeigt hat, und er dokumentiert, dass vorhandene Kenntnisse geprüft und erkannte Wissenslücken behandelt wurden. Der Nachweis ist ein Baustein der betrieblichen Umsetzung von Artikel 4 KI-VO – nicht mehr, aber auch nicht weniger.

Häufige Fragen

Ist eine KI-Schulung für Mitarbeiter Pflicht? Artikel 4 der EU-KI-Verordnung verpflichtet Betriebe, angemessene Maßnahmen zu treffen, um die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeiter zu fördern. Eine bestimmte Schulung oder ein Zertifikat schreibt das Gesetz nicht vor, und es gibt keinen festen Bußgeldkatalog für fehlende Nachweise. Die Frage „Wie haben Sie das sichergestellt?“ kommt trotzdem – von der Versicherung, vom Kunden, vom Auditor, vom Datenschutzbeauftragten. Dann hilft ein dokumentierter Nachweis. Die kurze Antwort im Einzelnen →

Was verlangt Artikel 4 KI-Verordnung von einem Betrieb? Dass Mitarbeiter, die mit KI arbeiten, wissen, was die KI kann, was sie erfindet, was nicht hineingehört und wann man sie besser nicht einsetzt – angemessen zu ihrer Aufgabe. Wie der Betrieb das erreicht, bleibt ihm überlassen. AI4Cert belegt, dass die Mitarbeiter es können.

Wie weise ich die KI-Kompetenz meiner Mitarbeiter nach? Mit einer Prüfung, die dokumentiert, wer wann was mit welchem Ergebnis gemacht hat. Bei AI4Cert: 20 Fragen zum Grundwissen und drei Praxisaufgaben mit einer echten KI. Wer besteht, bekommt einen Nachweis mit Prüfnummer; der Betrieb einen Sammelnachweis für seine Unterlagen.

Gibt es ein offizielles KI-Zertifikat? Nein. Es gibt keine amtliche Stelle, die eines vergibt. AI4Cert ist keine Behörde und keine Zertifizierungsstelle, sondern ein dokumentierter Baustein der betrieblichen Umsetzung.

Was kostet der KI-Kompetenznachweis? 29 € je Mitarbeiter, einmalig je Prüfung, ab zehn Mitarbeitern 24 €, ab fünfzig 19 € (netto). Der Nachweis gilt zwölf Monate. Danach empfehlen wir die Wiederholung, weil sich KI-Werkzeuge und Regeln ändern. Sie ist freiwillig: Zwei Monate vor Ablauf erinnert eine E-Mail, bestellt und berechnet wird nur auf Ihren Wunsch. Abrechnung erst ab Beginn der Prüfung, kein Abo.

Lohnt sich das für einen kleinen Handwerksbetrieb? Gerade dort. Die Prüfung dauert rund 30 Minuten, in Etappen, auch am Handy – ohne Seminar, ohne Berater, ohne Ausfalltag. Und die Aufgaben stammen aus dem Handwerksalltag.

Muss ich jeden Mitarbeiter einzeln eintragen? Nicht zwingend. Für die meisten Betriebe reicht das Formular. Bei größeren Listen übernehmen wir den Import auf Anfrage – schicken Sie uns die Mitarbeiterliste (Name, E-Mail, Art der Arbeit) an info@ai4cert.de, wir legen sie an.

Was passiert mit den Daten? Prüfungsantworten sind personenbezogen und werden nur für die Bewertung und den Nachweis gespeichert. Ihr Betrieb sieht, wer bestanden hat und wer nicht; die einzelnen Antworten sieht nur der Mitarbeiter selbst.

Kann jemand den Nachweis prüfen? Ja. Jeder Nachweis hat eine Prüfnummer und einen öffentlichen Link, der zeigt: bestanden, Art der Arbeit, gültig bis. Keine Details.

Was, wenn sich die KI-Werkzeuge ändern? Die Aufgaben werden alle drei Monate überprüft und bei Bedarf ausgetauscht oder überarbeitet. Deshalb gilt der Nachweis zwölf Monate – danach zeigt eine neue Prüfung, dass der Stand noch aktuell ist.

Bekommen alle Mitarbeiter in Teil B die gleichen Aufgaben? Nein. Teil B zieht je Prüfung zwei Standardaufgaben und eine Grenzaufgabe aus einem Aufgabenpool, passend zur Art der Arbeit und, wo vorhanden, zur Branche. Bevorzugt werden Aufgaben, die die Person in den letzten zwölf Monaten noch nicht hatte. Der Pool wächst laufend; ist für eine Branche noch kein eigener Pool da, greifen branchenübergreifende Aufgaben, damit niemand ohne Praxisaufgabe dasteht.

Verlängert sich der Nachweis automatisch, wird da automatisch abgebucht? Nein. Zwei Monate vor Ablauf erinnert eine E-Mail, dass die Nachweise auslaufen. Der Betrieb entscheidet dann, ob seine Leute die Prüfung erneut machen; es gibt keine automatische Abbuchung und kein Abo.

Muss ich vorher etwas lernen? Nein. Wer täglich mit KI arbeitet, kennt die Regeln aus der Praxis. Wer bei Teil A unsicher ist, findet die Grundregeln in jedem Datenschutz-Merkblatt seines Betriebs.

Was ist AI Literacy? Der englische Begriff für die KI-Kompetenz aus Artikel 4 der EU-KI-Verordnung. Gemeint ist dasselbe: dass Mitarbeiter wissen, was eine KI kann, was sie erfindet, und wann man ihr nicht vertraut.

Reicht eine interne KI-Richtlinie oder Checkliste? Eine Richtlinie sagt, was gelten soll. Ob die einzelnen Mitarbeiter das auch verstanden haben, zeigt sie nicht. AI4Cert prüft genau das und dokumentiert es je Person – beides ergänzt sich.

Brauche ich zusätzlich einen externen KI-Beauftragten oder Berater? Das hängt vom Betrieb ab. Ein externer Beauftragter berät zu KI-Einsatz und -Risiken insgesamt; AI4Cert deckt einen einzelnen, häufig gefragten Baustein ab: den dokumentierten Nachweis der Mitarbeiterkompetenz. Beides lässt sich unabhängig voneinander nutzen.

Wer steht hinter AI4Cert? Datentechnik Schwab aus Illschwang in der Oberpfalz, seit 1984 Software für Handwerk und Mittelstand. Die ersten Aufgaben sind mit Betrieben entstanden, die wir seit Jahren begleiten. Mehr dazu unter Wer hinter AI4Cert steht.