Wozu brauche ich das?

In fast jedem Betrieb arbeiten Leute im Büro inzwischen mit KI: Angebote umformulieren, Reklamationen beantworten, Copilot in Word und Outlook, sich eine Auswertung erklären lassen. Das ist gut so. Aber es hat eine Bedingung.

Artikel 4 der EU-KI-Verordnung sagt: Wer KI im Betrieb einsetzt, soll die KI-Kompetenz seiner Leute fördern. Das gilt für jeden Betrieb, nicht nur für Software-Hersteller. Seit Juli 2026 ist die Vorschrift bewusst weich: kein vorgeschriebenes Niveau, kein Zertifikat, kein fester Bußgeldkatalog für fehlende Nachweise. Was sich dadurch nicht geändert hat: der Datenschutz, die Sorgfaltspflicht der Geschäftsführung und die Haftung, wenn etwas schiefgeht. Und eine Frage, die irgendwann kommt:

„Wie haben Sie sichergestellt, dass Ihre Leute das können?“

Diese Frage kann von der Versicherung nach einem Datenschutzvorfall kommen, vom Kunden im Lieferantenfragebogen, vom Auditor bei der ISO-Zertifizierung, vom Datenschutzbeauftragten, von einer Aufsichtsstelle oder vom Anwalt, wenn ein Mitarbeiter Kundendaten in ChatGPT eingegeben hat. Wer dann nichts in der Hand hat, hat ein Problem. Wer nachvollziehbare Nachweise vorlegen kann, ist wesentlich besser vorbereitet.

AI4Cert dokumentiert einen wichtigen Baustein der betrieblichen KI-Kompetenz. Ein Nachweis pro Mitarbeiter, der belegt: Am Tag X hat diese Person gezeigt, dass sie die Regeln kennt (keine vertraulichen Daten eingeben, Ergebnisse prüfen, die Verantwortung bleibt beim Menschen) und dass sie die KI für ihre Aufgaben sinnvoll bedienen kann. Dazu ein Sammelnachweis für den Betrieb. Zwölf Monate gültig, dann wird erneuert. Keine Schulung, kein Berater, kein Termin – eine Online-Prüfung von rund einer Stunde pro Person, in zwei Teilen: Teil A (Grundwissen, 25 Minuten am Stück) und Teil B (drei Aufgaben mit der KI, je 15 bis 20 Minuten, auch an verschiedenen Tagen).

Wer muss geprüft werden? Die, die KI tatsächlich bedienen: Büro, Vertrieb, Arbeitsvorbereitung, Kalkulation, Geschäftsführung. Nicht die Produktion, nicht das Lager, nicht die Montage. In einem Betrieb mit 100 Leuten sind das meist 20 bis 40.

Wie funktioniert es?

Für den Betrieb
  1. Sie melden Ihren Betrieb an: Firmenname, Ihr Name, Ihre E-Mail. Sie bestätigen die E-Mail und sind drin.
  2. Sie tragen Ihre Mitarbeiter ein: Name, E-Mail und welche Art von Arbeit sie machen (Büro, Vertrieb, Führung, Fachkraft, Werkstatt). Danach richten sich die Praxisaufgaben.
  3. Sie kaufen die Prüfungen, zum Beispiel 30 Stück, und bekommen eine Rechnung.
  4. Jeder Mitarbeiter bekommt eine E-Mail mit seinem Link. Sie sehen in einer Liste, wer die Prüfung noch nicht gemacht hat, wer bestanden hat, wer nicht.
  5. Am Ende laden Sie den Sammelnachweis herunter: ein PDF mit allen bestandenen Mitarbeitern, Datum und Gültigkeit. Das kommt in den Ordner. Dazu ein Siegel für Website oder E-Mail-Signatur, wenn Sie möchten.
  6. Elf Monate später erinnert Sie eine E-Mail: „Nachweise laufen ab.“ Sie kaufen nach, Ihre Leute machen die Prüfung erneut.
Für den Mitarbeiter
  1. Sie bekommen eine E-Mail: Ihr Betrieb hat Sie für den KI-Kompetenznachweis angemeldet. Sie klicken den Link und legen ein Passwort fest.
  2. Sie sehen vorab, was geprüft wird, wie lange es dauert und was bei Nichtbestehen passiert. Es gibt keinen Lernstoff: Wer im Alltag mit KI arbeitet und die Grundregeln kennt, besteht.
  3. Teil A – Grundwissen: 20 Fragen zum Ankreuzen. Datenschutz, was man einer KI nie gibt, Ergebnisse prüfen, Verantwortung. Drei Fragen sind Pflichtfragen; wer die falsch hat, fällt durch, egal wie der Rest ist.
  4. Teil B – Praxis: drei Aufgaben aus Ihrer Arbeit. Zum Beispiel: „Ein Kunde beschwert sich über einen Kratzer, formulieren Sie mit der KI eine Antwort.“ Sie schreiben Ihre Anweisung an die KI, sehen die Antwort und beurteilen oder verbessern sie. Eine der drei Aufgaben enthält vertrauliche Daten; wer sie in die KI eingibt, fällt durch.
  5. Das Ergebnis kommt sofort: bestanden oder nicht, mit Punkten je Teil. Bei Bestehen erhalten Sie Ihren Nachweis als PDF mit Prüfnummer. Bei Nichtbestehen sehen Sie, was gefehlt hat, und haben nach sieben Tagen einen zweiten Versuch, ohne Aufpreis. Wer die Bewertung für falsch hält, klickt „Einspruch“; dann sieht ein Mensch drauf.
Für Trainer, Berater, Verbände und Innungen

Sie schulen oder beraten Betriebe zu KI und wollen ihnen am Ende etwas Belastbares mitgeben? Oder Ihre Mitglieder fragen, was sie wegen der KI-Verordnung tun müssen? AI4Cert läuft als Partner unter Ihrem Namen und Logo, zu Ihrem Preis. Sie legen Ihre Betriebe an, alles Weitere läuft wie oben beschrieben. Sprechen Sie uns an.

Was AI4Cert nicht ist

Keine Schulung und kein Kurs – nur die Prüfung mit Nachweis. Keine staatliche oder akkreditierte Zertifizierungsstelle; ein solches Zertifikat schreibt das Gesetz auch nicht vor. Der Nachweis belegt, dass eine Person zu einem Zeitpunkt Grundwissen und praktische Fähigkeiten im Umgang mit KI gezeigt hat, und er dokumentiert, dass vorhandene Kenntnisse geprüft und erkannte Wissenslücken behandelt wurden. Der Nachweis ist ein Baustein der betrieblichen Umsetzung von Artikel 4 KI-VO – nicht mehr, aber auch nicht weniger.

Häufige Fragen

Ist eine KI-Schulung für Mitarbeiter Pflicht? Artikel 4 der EU-KI-Verordnung sieht vor, dass Betriebe die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeiter fördern. Eine bestimmte Schulung oder ein Zertifikat schreibt das Gesetz nicht vor, und es gibt keinen festen Bußgeldkatalog für fehlende Nachweise. Die Frage „Wie haben Sie das sichergestellt?“ kommt trotzdem – von der Versicherung, vom Kunden, vom Auditor, vom Datenschutzbeauftragten. Dann hilft ein dokumentierter Nachweis.

Was verlangt Artikel 4 KI-Verordnung von einem Betrieb? Dass Mitarbeiter, die mit KI arbeiten, wissen, was die KI kann, was sie erfindet, was nicht hineingehört und wann man sie besser nicht einsetzt – angemessen zu ihrer Aufgabe. Wie der Betrieb das erreicht, bleibt ihm überlassen. AI4Cert belegt, dass die Mitarbeiter es können.

Wie weise ich die KI-Kompetenz meiner Mitarbeiter nach? Mit einer Prüfung, die dokumentiert, wer wann was mit welchem Ergebnis gemacht hat. Bei AI4Cert: 20 Fragen zum Grundwissen und drei Praxisaufgaben mit einer echten KI. Wer besteht, bekommt einen Nachweis mit Prüfnummer; der Betrieb einen Sammelnachweis für seine Unterlagen.

Gibt es ein offizielles KI-Zertifikat? Nein. Es gibt keine amtliche Stelle, die eines vergibt. AI4Cert ist keine Behörde und keine Zertifizierungsstelle, sondern ein dokumentierter Baustein der betrieblichen Umsetzung.

Was kostet der KI-Kompetenznachweis? 29 € je Mitarbeiter und Jahr, ab zehn Mitarbeitern 24 €, ab fünfzig 19 € (netto). In der Einführungsphase ist AI4Cert kostenlos.

Lohnt sich das für einen kleinen Handwerksbetrieb? Gerade dort. Die Prüfung dauert rund eine Stunde, in Etappen, auch am Handy – ohne Seminar, ohne Berater, ohne Ausfalltag. Und die Aufgaben stammen aus dem Handwerksalltag.

Was passiert mit den Daten? Prüfungsantworten sind personenbezogen und werden nur für die Bewertung und den Nachweis gespeichert. Ihr Betrieb sieht, wer bestanden hat und wer nicht; die einzelnen Antworten sieht nur der Mitarbeiter selbst.

Kann jemand den Nachweis prüfen? Ja. Jeder Nachweis hat eine Prüfnummer und einen öffentlichen Link, der zeigt: bestanden, Art der Arbeit, gültig bis. Keine Details.

Was, wenn sich die KI-Werkzeuge ändern? Die Aufgaben werden regelmäßig überarbeitet. Deshalb gilt der Nachweis zwölf Monate.

Muss ich vorher etwas lernen? Nein. Wer täglich mit KI arbeitet, kennt die Regeln aus der Praxis. Wer bei Teil A unsicher ist, findet die Grundregeln in jedem Datenschutz-Merkblatt seines Betriebs.

AI4Cert · Dokumentierter KI-Kompetenznachweis gemäß Art. 4 KI-VO · ein Angebot von Datentechnik Schwab